Každá firma, i ta nejmenší, která má více než jednoho zaměstnance, se musí nevyhnutelně potýkat s problémem, jak nejefektivněji zorganizovat předávání nutných dat nejen mezi zaměstnanci, ale také mezi zaměstnanci a vedením. K tomu, aby vše šlapalo dobře, je nutné vybudovat kvalitní informační systém. To však nemusí být tak jednoduché, jak se zdá. Naopak, je zde mnoho věcí, které je potřeba vzít při jeho vytváření v úvahu.
Tou první je to, jaká data by vlastně měla být předávána, a mezi jakými zaměstnanci. Například mzdovému oddělení nejspíše nepomůže soupis faktur za uplynulé období a dělník nemusí ke své práci znát poslední výkaz zisků a ztrát. Prvním krokem tedy je utřídit, která data půjdou ke komu. A o čím větší podnik se jedná, tím je toto důležitější.
Dále je tu nutnost limitování informací. Ta trochu souvisí s výše popsaným bodem. Například u dělníka není nutné, aby věděl o všem, co se ve výrobě děje. Ano, potřebuje znát to nejdůležitější, ale obvykle jej není potřeba zahlcovat drobnými detaily. Stejně tak mzdové oddělení spíše ocení tabulku se soupisem odpracovaných hodin jednotlivých zaměstnanců, než když dostane hromádku jejich docházkových karet, ze kterých bude muset u každého jednotlivého člověka počítat odpracované hodiny i absenci.
Toto naštěstí v dnešní době obstarávají počítačové programy, které například docházku rovnou řadí do přehledné tabulky, kterou si lze kdykoliv bez problému na počítači vyvolat.
A to nás přivádí k dalšímu bodu: jakým způsobem budou informace předávány? Možností je několik. Buď můžeme vše dělat po staru, tedy daný člověk zajde za příjemcem a odevzdá mu potřebné dokumenty v papírové podobě, přičemž jej ústně instruuje o tom, co je třeba udělat. Není třeba říkat, že tento způsob je velmi neefektivní.
Mnohem lepší je využít moderních technologií, jako je například e-mail. Není tedy divu, že prakticky každá firma má zařízen svůj vnitřní e-mailový systém, který je využíván pouze zaměstnanci. Je mnohem to mnohem rychlejší a dá se i lépe archivovat.
Ať už se však rozhodnete jakkoliv, je jasné, že dobrý informační systém je velmi důležitý. Tak na něj nezapomeňte!
